รู้จัก E-Mail
E-Mail หรือ Electronic Mail เป็นบริการพื้นฐานบนเครือข่าย Internet คำว่า "พื้นฐาน" ในที่นี้หมายถึง ไม่ว่าเราจะใช้ระบบปฏิบัติการใด ๆ บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ต่อเชื่อมเข้ากับเครือข่าย Internet ด้วยรูปแบบตัวอักษร (Text) หรือ (Graphic) ก็สามารถใช้ E-Mail ติดต่อไปถึงคนที่อยู่ ที่แห่งใดในโลก  ก็ได้ทั้งนั้น หากผู้นั้นใช้เครือข่าย Internet เช่นเดียวกับเรา โดยที่ไม่จำเป็นต้องใช้ E-Mail ในช่วยเวลาเดียวกันก็ได้
บนเครือข่าย Internet เรามีวิธีติดต่อกับจุดหมายปลายทาง และแหล่งต่าง ๆ ได้ด้วยกันหลายวิธี เช่น รูปแบบของ Web, Telnet, Chat, Talk เป็นต้น ส่วน E-Mail ก็คือรูปแบบหนึ่งที่มีความง่ายอยู่บนความรู้สึกของคนธรรมดาทั่ว ๆ ไป ลองนึกถึงว่า หากคุณเขียนจดหมายส่งไปให้เพื่อนทางไปรษณีย์ แล้วคุณ และเพื่อนคุณก็สามารถใช้ E-Mail ได้เช่นกัน

ภาพรวมของ E-Mail
ในชีวิตประจำวัน หากคุณเขียนจดหมายสักฉบับหนึ่งเพื่อส่งให้ผู้รับปลายทาง เมื่อเขียนเสร็จเรียบร้อย ก็นำจดหมาย ใส่ซอง จากนั้นก็เขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับ  รวมทั้งชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งบนหน้าซอง กันไว้เพื่อจดหมายไม่ถึงปลายทางจะได้ ส่งกลับมาหาเราเอง จากนั้นติดแสตมป์แล้วหย่อนลงตู้ไปรษณีย์ เพื่อที่ บุรุษไปรษณีย์ จะได้นำจดหมายนี้ไปยังที่ทำการไปรษณีย์ หรือเราจะไปยังที่ทำการไปรษณีย์เองก็ได้ เพื่อทำการประทับตราและส่งไปยังที่ทำการไปรษณีย์ปลายทาง เพื่อส่งต่อไปจนถึงผู้รับ
ในกรณีผู้รับมีถิ่นที่อยู่ในละแวกเดียวกันกับที่ทำการไปรษณีย์ของผู้ส่ง ก็ไม่จำเป็น ที่จะต้อง ส่งต่อไปใหนเพราะอยู่บนพื้นที่เดียวกันเอง ในระบบของ E-Mail ก็คล้าย ๆ กัน จดหมายอิเล็คทรอนิกซ์ที่คุณ จะส่งไปยังปลายทางนั้นจะต้องระบุ ชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับ ให้ถูกต้อง ครบถ้วย ไม่งั้นเมื่อส่งไปแล้วไม่มีชื่อ -ที่่อยู่ตามที่ส่งไป ก็จะได้รับ จดหมายคืนแน่ ๆ
โครงสร้างของระบบ E-Mail อยู่บนพื้นฐานสถาปัตยกรรมที่เรียกว่า Client/Server คือแบ่งเป็น 2 ส่วน Client จะเป็นส่วนที่ร้องขอบริการเช่นขอบริการส่ง จดหมาย-รับจดหมายเป็นต้น และ Server ก็คือส่วนที่จะปฏิบัติตามคำร้องขอที่ Client ต้องการ ซึ่งแน่นอนที่สุด การใช้ E-Mail จะต้องให้คอมพิวเตอร์ ต่อเชื่อมกับเครือข่าย โดยคอมพิวเตอร์ที่เรากำลังใช้งานอยู่เรียกว่า Client ส่วนคอมพิวเตอ์อีกเครื่องหนึ่งที่เราต่อเชื่อมอยู่เรียกว่า Server เครื่อง  Server นี้ต่อเชื่อมเข้ากับ Server อื่น ๆ บน Internet อีกมากมาย ซึ่งเครื่อง Client ที่ต่อเชื่อมกับ Server ในหลายประเทศทั่วโลก ก็มีอยู่มากมายเช่นกัน ดังนั้นเรา จำต้องระบุ ชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับไว้อย่างชัดเจน เช่น [email protected] หรือ [email protected]

ส่วนประกอบของ E-Mail
1) E-Mail Address
ชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับหรือผู้ส่งเราเรียกว่า E-Mail Address ซึ่งมีรูปแบบดังนี้

จะเห็นว่า somchai คือชื่อของผู้รับขั้นด้วยเครื่องหมาย "@" เพื่อแยกว่าส่วนต่อไปคือที่ทำการไปรษณีย์ (Post Office) เราจะได้ E-Mail Address มาอย่างอัตโนมัติหาก  Server ที่เราเชื่อมต่อนั้นให้บริการ E-Mail อยู่ด้วย ส่วนของชื่อก็คือชื่อ Login Name ที่เราป้อนให้กับ Server ตอนเริ่มเชื่อมต่อเข้าสู่  Internet และตามด้วย "@" ส่วน Post Office ก็คือชื่อ Domain ของผู้ให้บริการดินเตอร์เน็ตที่เราเชื่อมต่ออยู่นั่นเอง เมื่อรวมกันแล้ว เกรียกว่า E-Mail Address

2) Subject
คือหัวเรื่องของจดหมาย เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจทั่วไปที่ขึ้นต้นด้วย "เรื่อง"ก็คือข้อความอะไรก็ได้ที่ต้องการสื่อให้ผู้รับ ได้เข้าใจ ถึงเนื้อเรื่องในจดหมาย

3) Body
เนื้อความของจดหมาย เป็นที่สำหรับเขียนจดหมายบรรยายสิ่งต่าง ๆ เรื่องราวหรือข้อความใด ๆ ได้ในส่วนนี้

4) Carbon Copy
ธรรมดาแล้วในจดหมาย หากเราจะมีเพียงแค่ชื่อ-ที่อยู่ผู้รับ (E-Mail Address) หัวเรื่อง (Subject) และเนื้อเรื่อง (Body) ก็สามารถส่งไปยัง ผู้รับได้แล้ว แต่ Carbon Copy หรือตัวย่อว่า CC: มีไว้ระบุชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับคนอื่น (เพราะอาจมีบางครั้งที่เราต้องการ ส่งจดหมายที่มีเนื้อความเดียวกันนี้ ให้กับผู้รับรายอื่นด้วย) ดังนั้นด้วย Carbon Copy ก็ทำให้เราส่งจดหมายครั้งเดียว จดหมายจะถูกก๊อปปี้ ส่งไปตามที่อยู่ในช่อง CC: ด้วย

5) ส่วนประกอบอื่น ๆ ของ E-Mail
ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยี่ทาง Internet มีผู้พัฒนาโปรแกรมเกี่ยวกับ E-Mail ใหม่ ๆ มากมาย ทำให้ใช้งานง่ายสะดวกสบาย เราอาจเห็นโปรแกรมที่มีความสามารถในการส่งไฟล์ (Attachment) ไปกับจดหมาย หรือสามารถส่งจดหมายได้ชนิดที่เรียกว่าจดหมายเวียน (Mail Merge) กล่าวคือมีที่อยู่ของผู้รับอยู่มากกว่า 1 ราย คืออาจมีจำนวนเป็น 10 เป็น 100 เป็นต้น ในการส่งเพียงครั้งเดียวโปรแกรมดังกล่าวจะทยอย ส่งจดหมาย ให้กับผู้รับไปจนครบจำนวน ตามที่ต้องการ คล้าย ๆ กับ Carbon Copy แต่จะส่งได้มากกว่า

โปรโตคอล E-Mail
เป็นที่รู้กันอยู่แล้วว่าการติดต่อต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นบนเครือข่าย Internet นั้นใช้ภาษาสื่อสาร (Protocol) เดียวกันคือ TCP/IP สำหรับ E-Mail นั้นใช้โปรโตคอล Post Office Protocol หรือ POP ในการรับจดหมาย และใช้โปรโตคอล Simple Mail Transfer Protocol หรือ SMTP ในการส่งจดหมาย มีข้อสังเกตุอยู่อย่างหนึ่งว่า  ไม่ว่าจะเป็นโปรโตคอลชนิดใดก็ตามต่างก็จะต้องอยู่บนพื้นฐาน TCP/IP อยู่ดี ดังนั้นเราจะเห็นรูปแบบโปรโตคอลต่าง ๆ เกิดขึ้นทั้งที่ได้รับ ความนิยมใช้กันอยู่ ในปัจจุบันเช่น  POP3 (ได้รับการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพดีกว่า POP) นอกจากนั้นยังมีบริษัทผู้นำ ทางด้านการสร้างรูปแบบโปรโตคอลใหม่ ออกมาเพื่อเสริม ประสิทธิภาพในการใช้งานอยู่ทั่วไป แต่ยังไม่ได้รับความนิยมเท่าที่ควร

โปรแกรมเกี่ยวกับ E-Mail
เนื่องจากระบบ E-Mail ทำงานอยู่บนสถาปัตยกรรม Client/Server การทำงานจึงแยกเป็น 2 ส่วนดังนั้นโปรแกรมที่ควบคุมการทำงานทางฝั่ง Server เรียกว่า  Mail Server และโปรแกรมในฝั่ง Client เรียกว่า Mail Client การรับ-ส่งจดหมายจะต้องกำหนดโปรโตคอลของทั้ง 3 ฝั่งให้ตรงกัน Mail Server จะให้บริการต่าง ๆ  ให้แก่ Client เช่นเตรียมพื้นที่รองรับการรับจดหมายคนอื่นที่ส่งมาถึงคุณ เตรียมโปรโตคอลสำหรับ รับ-ส่งจดหมาย และผู้ดูแลเครื่อง Server จะเป็นผู้กำหนด เงื่อนไข ต่าง ๆ เช่นกำหนดพื้นที่รองรับจดหมายได้ทั้งหมดไม่เกิน 2 Mb., 3 Mb., หรือกำหนดให้ Client ต้องระบุชื่อโปรโตคอล SMTP ว่า  Clissic.aisanet.co.th เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะต้องสนอบถามจากผู้ดูแล Server ที่เราติดต่อด้วยส่วนของ Mail Client จะต้องกำหนดสิ่งจำเป็นต่าง ๆ ดังนี้
1. In Comming Mail ใช้โปรโตคอล POP หรือ POP3
2. Out Going Mail  ใช้โปรโตคอล SMTP
3. User Name
4. Password
ในด้านผู้ใช้อย่างเรา ๆ หรือที่เรียกว่า Mail Client ก็เพียงแค่ติดตั้ง โปรแกรม ลงไปเท่านั้นเอง โดยกำหนดสิ่งที่จำเป็นในการติดต่อกับ Mail Server ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ให้ครบถ้วน สำหรับโปรแกรม Mail Client สมัยแรกที่เริ่มมีการใช้ Internet กันใหม่ ๆ จะเป็นไปในรูปแบบของตัวอักษรล้วน ๆ เช่นโปรแกรม Pine, Elm เป็นต้น ต่อมาเมื่อระบบปฏิบัติการมีการติดต่อกับผู้ใช้ในรูปแบบกราฟิค (Graphic User Interface) จึงเริ่มมีโปรแกรม Mail Client ที่โต้ตอบกันด้วย รูปแบบกราฟิคให้ใช้กัน เช่นโปรแกรม Eudora, Pegasus และอีกหลายโปรแกรมที่เห็นกันอยู่ในปัจจุบัน